自動倉庫での集中管理により、確実で効率的な文書管理を実現
業種 
導入システム・製品 
導入システム・製品 導入効果
- 省人化
- 取扱量・保管量軽減への対応、保管効率の向上
- 在庫管理・進捗管理の効率化
- 作業の標準化・効率化、負荷軽減
- 機密文章保管におけるセキュリティー管理の効率化
改善対象となった工程と作業
| 工程・作業名 | 文書管理 |
|---|---|
| 主な作業内容 | 各営業拠点で発行された伝票・帳票類を保管期限日まで保管する |
導入前の問題点
■従来の文書保管方法
伝票・帳票類を各拠点のキャビネット、又は倉庫内の固定ラックで保管課題
・伝票・帳票類の管理方法が各拠点・担当者ごとに異なり、
全拠点トータルでの確実な管理が困難
・閲覧したい伝票・帳票類を探し出すのに膨大な時間と労力が必要
■文章管理の流れ
帳票類は各拠点ごとに保存期限まで保管された後、各拠点で廃棄処理される課題
・各伝票・帳票類の保存期限の管理と廃棄が効率的に行えない
・倉庫やキャビネットなど、各拠点で帳票類の保管に多くのスペースを要する
導入後の改善点
■導入後
各拠点で発生した伝票・帳票類を一拠点に集約し、自動倉庫で集中保管
自動倉庫からの文書の出し入れにはPCでの事前登録が必要。出入口に設置されたゲート通過時、各箱に貼付けられたICタグを通してチェックされ、未登録の場合は赤ランプで警告効果・改善点
・自動倉庫での集中管理に加え、ICタグを活用した入出庫チェック機能により、
モレのない確実な文書管理を実現
（セキュリティの向上）
・伝票・帳票類を簡単な操作で迅速に閲覧可能
帳票類は文書保管センターに集約され、自動倉庫で保存期限まで保管された後、廃棄リストに基いて一括で廃棄効果・改善点
・PCで各伝票・帳票類の保存期限の確実な管理が可能。
また、保存期限を過ぎた書類は廃棄リストに基き、効率的に廃棄
・スペース効率の良い自動倉庫での一括保管により、各拠点で文書の保管に
使用していた倉庫や事務所スペースを他の用途に活用可能
お客様の声
従来より、金融業界では個人情報を厳重に管理することが重要な課題でしたが、2005年4月には個人情報保護法が施行され、近年、その重要性はさらに高まっています。
そのような状況下、これまでは各拠点で伝票・帳票類の管理に多くの時間と労力を費やしてきましたが、
今回、自動倉庫を活用し、それらの文書管理の確実性と効率を同時に向上させることができたことは大きな進歩と考えています。
お客様のプロフィール
瀬戸信用金庫 文書管理センター様
瀬戸信用金庫様は、名古屋、瀬戸、春日井、豊田の各市をはじめ愛知県下の24市6郡と岐阜県下の多治見、土岐両市を営業地区とし、地元の人々に親しまれ信頼される地域密着型の金融機関として歩まれています。 今回、ご紹介させていただく文書管理センターは伝票・帳票類の集中管理を目的に設立されました。
- 住所 ： 〒489-8650 愛知県瀬戸市東横山町119-1
- 電話 ： (0561)82-5188（本店）
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